Professionelle Kommunikation über Online-Plattformen
Aufgrund der aktuellen Situation werden auch wichtige Meetings online oder per Telefon abgehalten. Vor allem bei denjenigen, für die Online-Meetings neu sind, sind die Termine noch unorganisiert.  Auch ein unangenehmer Stimmklang fällt jetzt mehr ins Gewicht. Dabei hat die Online-Telefonie einige Vorteile und kann effektiv gestaltet werden.

Gesprächsorganisation in Online-Meetings
Meetings können mit Plattformen Zoom, Adobe Connect, Google-Hangouts oder GoToMeeting gut online durchgeführt werden. Mehrere Teilnehmer werden per Video zugeschaltet und sind entweder in einem kleinen Fenster zu sehen oder nur per Audio zu hören, wenn Bandbreite gespart werden soll oder wenn schriftliche Inhalte, zum Beispiel durch das Teilen des eigenen Desktops, angezeigt werden. Wenn es sich nicht um eine Präsentation eines einzelnen handelt, sondern um einen Austausch, an dem alle einen Beitrag leisten, gibt es Herausforderungen in der Gesprächsorganisation. Überlappungen der Redebeiträge können die Nerven aller Beteiligten auf die Probe stellen.

Genauso wie im Präsenzmeeting ist es von Vorteil, eine/n Moderator/in einzuteilen, der/die die Redebeiträge strukturiert und zu Beginn des Gesprächs die Agenda und die Gesprächsregeln präsentiert. Jeder, der nicht spricht, mutet grundsätzlich sein Mikrofon, denn auch leise Geräusche wie Papierknittern stören, wenn mehrere Teilnehmer eingewählt sind. Zudem gibt es Webkonferenz-Lösungen wie 8×8, die es ermöglichen, sich per Handzeichen zu melden. Wer von dem*r Moderator*in aufgerufen wird, aktiviert sein Mikrofon.
Was für Präsenzmeetings gilt, gilt noch strenger für Online-Meetings: Zu viele Menschen verderben das Ergebnis. Reduzieren Sie den Teilnehmerkreis. Wer nichts beizutragen hat, bleibt fern. Alle die, die teilnehmen, sollten wissen, warum sie teilnehmen, was sie beitragen möchten und bereits im Vorfeld alle notwendigen Informationen erhalten haben.

Mit Ihrer Stimme beeinflussen Sie, wie oft Sie unterbrochen werden
Besonders in Telefon- und Webkonferenzen ohne Video, in denen Sie keine Möglichkeit haben, zusätzlich mit Körpersprache zu überzeugen, gewinnt Ihre Stimme an Bedeutung. Konferenzteilnehmer mit angenehmer Stimme haben einen entscheidenden Vorteil: Sie werden seltener unterbrochen und haben mehr Zeit, ihre Argumente zu präsentieren. Überzeugen Sie mit Ihrer Stimme, indem Sie stimmliche Sympathiemerkmale mit Kompetenzmerkmalen verbinden. Eine Kombination aus beidem erzeugt Vertrauen – in Sie und in Ihre Inhalte.

Machen Sie Ihre Kompetenz hörbar
Wer mit einer angespannten hohen Stimmlage spricht, wird weniger ernst genommen. Souverän und kompetent wirken Sie, wenn Sie in ihrer individuellen Tiefe sprechen. Ob Sie in dieser Tiefe sprechen oder nicht, finden Sie mit einem Test heraus: Essen Sie etwas Leckeres und summen Sie dabei vor sich hin: „Mmmmh, lecker“ und „Mjem, mjam“, „mjom“. Wenn diese Stimmlage tiefer ist als die, in der Sie normalerweise sprechen – und das können Sie selbst mit einer Vorher-Nachher-Audioaufnahme per App auf Ihrem Smartphone überprüfen –, lohnt es sich, möglichst oft am Tag vor sich hinzubrummen, und zwar so tief, wie es Ihnen noch angenehm ist. Wenn Sie zusätzlich vor dem Meeting einen Teil Ihrer Inhalte in dieser Tonlage vor sich hinsprechen, fällt es Ihnen in der Besprechung selbst leichter, diese Tonlage tatsächlich auch anzuwenden. Mehr zum Thema der souveränen Stimmlage finden Sie hier: FOCUS Online Expertin Marie-Theres Braun über Stimmhygiene und Stimmlage.
Die Online-Teilnehmer werden es Ihnen danken, denn vor allem digital klingt die Stimme oft höher als sie tatsächlich ist; das kann schnell anstrengend werden.

Auch beim Sprechtempo stellt sich häufig ein kontraproduktives Verhalten ein: Vor allem, wer häufig unterbrochen wird, neigt dazu, schnell zu sprechen, sobald er am Zug ist. Doch wenn Sie in Eile sind, deuten Sie ungewollt an, dass Ihr Redebeitrag nicht so wichtig ist. Diese Wirkung macht es umso wahrscheinlicher, wieder unterbrochen zu werden. Ein Kreislauf setzt sich in Gang. Beeilen Sie sich nicht, sondern stellen Sie sich vor, Ihnen hören ausschließlich Kolleg*innen zu, die Sie ernst nehmen und sprechen Sie mit dem Gedanken: „Was ich jetzt sage, ist absolut relevant für alle Beteiligten“. Im besten Falle sind Ihre Inhalte tatsächlich relevant.

Mit Sympathiemerkmalen tragen Sie zu einer angenehmen Gesprächsatmosphäre bei
Sympathie wird durch Nähe erzeugt, das heißt Freundlichkeit mit einem hörbaren Lächeln und leicht erhöhter Tonlage. Ihre ganz natürliche Stimmlage, die Sie von sich kennen, wenn Sie gut gelaunt zufällig eine*n Freund*in treffen und kurz Smalltalk halten. Sie passt vor allem für das morgendliche Online-Check-in, bei dem sich das Team in einem – je nach Anzahl der Teilnehmer – bis zu 10-minütigen Meeting auf den Tag einstimmt. Oder auch beim gemeinsamen Online-Check-out, um einen guten Abschluss des Arbeitstages zu finden. Hier geht es nicht nur um das reine Business, sondern auch um das Miteinander im Team und die menschliche Seite. Auch während eines wichtigen Meetings kann diese „Smalltalk-Stimmlage“ positiv zur Gesprächsatmosphäre beitragen und auflockern.

Übertreiben Sie es jedoch nicht. Im Extrem kennen wir die hohe Stimmlage aus der „Parentese“-Sprechweise, die Erwachsene bei Kindern anwenden. Mit ihr zeigen Erwachsene Kindern natürlicherweise: Ich tue dir nichts und bin ungefährlich. Dieses „Parentesing“ hat im Übrigen laut einer Studie mit 6-Monate alten Kleinkindern eine positive Wirkung auf deren Wortschatzentwicklung. Die Wortschatzentwicklung Ihrer Kollegen/innen oder Ihres Chefs bzw. Ihrer Chefin kurbeln Sie so nicht mehr an und natürlich sollten Sie mit ihnen nicht wie mit einem Kleinkind sprechen.
Zudem wirkt eine durchgehend hohe Stimmlage wenig selbstbewusst. Die Forschung zeigt: Wer sich seinem Gegenüber unterlegen fühlt, erhöht automatisch seine Stimmlage. Somit werden Sie weniger ernst genommen.

Eine große Erleichterung: Online lässt sich ein dünner Stimmklang leichter beheben
Der Grund, dass die Stimme dünn klingt oder sogar abbricht, liegt oftmals in einer unphysiologischen Atmung. Sie kann sich einstellen, wenn Sie sich im Gespräch mit Ihrem Gegenüber nicht wohl fühlen, beispielsweise weil Sie sich unterlegen fühlen. Das hat zur Folge, dass Sie angespannt sind. Somit sind auch Ihr Bauch und Ihr Zwerchfell angespannt, das maßgeblich für die Stimmgebung verantwortlich ist. Ihre Stimme klingt dünn oder bricht ab. Ein anderer Grund dafür, dass viele ihr Zwerchfell schon gewohnheitsmäßig festhalten ist, dass sie zugunsten eines schlankeren Aussehens ihren Bauch leicht einziehen. Auch dann kann das Zwerchfell seine volle Arbeitsleistung nicht erbringen.

Ob es Ihr Gegenüber ist, der Sie verunsichert, oder Sie aus ästhetischen Gründen Ihren Bauch einziehen – in beiden Fällen hilft: Bauch locker lassen. Strecken Sie ihn nicht absichtlich heraus, sondern lassen Sie ihn einfach nur locker. Das funktioniert online oder in Telefonkonferenzen ganz wunderbar, ohne dabei erwischt zu werden. Wenn Ihnen das locker lassen schwer fällt, können Sie auch unbemerkt Ihre Hand auf den Bauch legen. So atmen Sie automatisch eher in den Bauch.

Insgesamt bieten Online-Meetings einige Vorteile. Sie können jederzeit unauffällig Ihre Notizen auf dem Bildschirm nutzen; außerdem im eleganten Oberteil, dafür mit lockerer Hose untenrum etwas für Ihre gesunde Bauchatmung tun. Auch Kinder im Bild sind längst kein Tabu mehr und spätestens seit dem CNN-Interview mit Professor Robert Kelly, dessen Familie im Hintergrund dafür gesorgt hat, dass Video viral geht, etabliert. Hier kommt es dann nur noch auf Ihre eigene Gelassenheit und Konzentrationsfähigkeit an.

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